Системный логистический аудит больше востребован для промышленных предприятий, реализующих широкий комплекс функций, связанных с закупками, производством и сбытом продукции, а также для крупных торговых компаний. Тем не менее, в последнее время отмечается возрастающая заинтересованность в этой услуге среднего и малого бизнеса.
В предыдущей статье были рассмотрен вопрос о роли системного логистического аудита и его задачах по оптимизации бизнес-процессов. Чтобы иметь полное представление об этой услуге, предлагаю рассмотреть формы и методы исследования движения материальных ценностей и товаров на предприятии или торговой компании.
По форме исследования логистический аудит разделяется на внешний и внутренний.
Внешний аудит направлен на оценку результатов показателей для клиентов, дилеров, дистрибьюторов и поставщиков.
Процедура внешнего аудита достаточно сложна и трудоемка. Нужно опрашивать клиентов, рассчитывать показатели, затрагивающие интересы и результаты работы клиентов. Если мы имеем дело с неформализованной структурой внутренней логистики, то, конечно, преждевременно выходить на внешних клиентов. Поэтому в первую очередь на предприятии проводится внутренний аудит.
Внутренний аудит состоит из личных интервью со специалистами и изучения документов. Процедура внутреннего аудита текущих операционных показателей логистики включает в себя:
- проведение интервью с представителями функциональных направлений;
- обработка выборки документов предприятия;
- сбор данных по договорам для проведения статистического анализа;
- сбор данных по договорам для проведения точного описания работы существующей логистической системы.
Внутренний аудит делает акцент на двух аспектах. Первое — это интервью с руководителями и специалистами структурных подразделений по вопросам, имеющим отношение к логистике:
- транспорт;
- склады;
- запасы;
- поставки;
- система управления;
- мотивация.
Второй аспект внутреннего аудита представляет собой обработку выборки документов. Это первичная документация, различные файлы, отчеты, как внутренние, так и внешние. Из этих документов вылавливается именно та информация, которая касается транспорта, реализации основных логистических функций.
Типовые вопросники и анкеты адаптируются под конкретное предприятие. Опрашиваются как руководители предприятий и подразделений, так и конкретные специалисты. Анкеты выполняют несколько функций. Во-первых, они служат для
получения структурированной информации о логистической системе компании. Во- вторых, вопросы анкет обращают внимание специалистов на ключевые вопросы.
Важно, чтобы основные предложения по плану мероприятий, решения и идеи исходили от ваших работников.
Рассмотрим пример. Объект исследования – холдинг, в который входят промышленные предприятия, торговый дом, управляющая компания. В каждом из них имеются специалисты, отвечающие за склады, закупки, финансы, бухгалтерию. Управляющая компания осуществляет общий контроль, координирует операции, управляет инвестициями. Должно быть обеспечено процессное управление. Весь логистический процесс разбивается на отдельные подпроцессы. Например, подпроцесс закупок и поставок сырья для первого предприятия, процесс поставок и отгрузок продукции/полуфабриката от первого предприятия последующим предприятиям, перерабатывающим эту продукцию, процесс отгрузки продукции от этих предприятий торговому дому, который осуществляет отгрузку и доставку продукции до покупателя и прямые отгрузки другим оптовым компаниям.
Задача внешних экспертов — передавать знания вашему персоналу.
Основные проблемы возникают на стыке подразделений и предприятий: часто имеет место дублирование функций, обязанностей. Не всегда имеется информационная система, которая консолидировала бы информацию, поступающую от разных подразделений на различных этапах логистического процесса.
Задача экспертов – помочь вам в ускоренном улучшении своей операционной деятельности. Надо, чтобы вы осознанно подошли к разработке и внедрению решений в области логистики как следствие отлаженного взаимодействия с внешними экспертами. Эксперты помогут вам описать систему. Вы должны иметь время для «созревания». Вам будет предложен перечень мероприятий и показан спектр задач, подлежащих решению. Важно обеспечить вовлеченность собственников, топ-менеджеров и специалистов к процессу генерирования новых бизнес-идей.
Системные логистические проекты являются сложными комплексными проектами, охватывающими комплекс вопросов, касающихся логистики и управления цепями поставок. Как снизить стоимость таких проектов?
Один из путей — максимальное задействование внутренних ресурсов, в частности людей. Для проведения таких работ следует привлекать локальные ресурсы, например, студентов, аспирантов, преподавателей по логистике местных университетов. С другой стороны, это обеспечит их занятость.
Очень важно заручиться поддержкой собственников и топ-менеджеров.
Логистика, транспорт, склады – это области рутинной операционной деятельности. И такие концептуальные понятия, как корпоративная стратегия, миссия и политики компании, могут утонуть в рутинной деятельности. Для того чтобы делать эффективный бизнес, нужно сначала определиться с тем, как мы будем это делать: насколько наш бизнес клиентоориентирован, насколько потенциал, ресурсы, технологии наряду с миссией, стратегией и политиками реально могут обеспечить решение проблем? Поэтому проекты, связанные с улучшением логистики, начинаются с формулирования того, куда мы движемся, чего мы хотим – в свете миссии, стратегий и политик.
Имеются три основных стратегии: сбытовая, производственная, закупочная, и политики в этих областях. С одной стороны стратегии влияют на логистику, с другой стороны, мероприятия и решения, реализуемые в сфере логистики, влияют на реализацию стратегий.
Оптимизация логистики осуществляется, в основном, в области взаимодействия, казалось бы, совершенно разрозненных функций. Например, планирование/прогноз продаж и закупки сырья/материалов. Между ними находятся разные предприятия, которые, как правило, разнесены в пространстве и во времени. Люди должны понимать их роль и место, а также влияние результатов их работы на другие подразделения и
предприятия. В качестве инструмента оптимизации логистики применяется системный анализ. Предлагаемые решения не должны требовать больших инвестиций.
Упор делается на привлечении компетентных специалистов и координатора процессов, а также на выстраивании механизма взаимоотношений между подразделениями и предприятиями.
Далее, строятся операционные показатели, которые можно разделить на четыре группы:
- показатели эффективности обслуживания клиентов (внутренних и внешних клиентов) и оценки качества сервиса;
- показатели, связанные с затратами на выполнение логистических функций (затраты на закупки, поставки, транспорт, склады, складирование, запасы) – при анализе затрат ведется расчет «затраты-выгоды» — имеется в виду выгоды, получаемые клиентами от реализации тех или иных решений;
- показатели использования активов (складские сооружения, собственный парк подвижного состава). Составляющие инфраструктуры с расширением масштабов бизнеса и географии операций, начинают все больше сказываться на себестоимости продукции для производственных предприятий и товаров для торговых фирм;
- показатели бенчмаркинга – отслеживание того, каких успехов достигли ведущие фирмы, основные конкуренты по тем областям, которые касаются логистики.
Процедура бенчмаркинга в странах СНГ на сегодняшний день не так развита по ряду причин. В частности, не на всех предприятиях используются операционные показатели для характеристики логистической системы. В мировой практике отраслевые ассоциации устанавливают перечень показателей, собирают у своих членов значения показателей за установленный период времени. Эксперты ассоциации собирают эти данные, определяют средние значения по отрасли, обобщают и рассылают предприятиям. Предприятие сверяет эти значения показателей со своими значениями, и выясняет, по каким показателям у него все нормально, а по каким придется поработать.
Вторая часть внутреннего аудита — изучение анкет и различных внутренних документов – накладных, складских документов и т.д., но только в той части показателей, которые касаются:
- качества обслуживания по разным функциям;
- анализа причин и следствий тех или иных затрат и издержек.
Ваши специалисты должны принять самое активное участие в проекте. Эксперты и консультанты выступают в качестве наставников – передают знания и технологии. Это обеспечит снижение стоимости проектов.
В рамках таких проектов планируется создание исследовательских центров при университетах. Привлечения студентов решит и другую проблему – подготовку будущих системных аналитиков в области логистики со студенческой скамьи, с тем, чтобы потом они могли занимать должности координаторов или логистов на предприятиях.
К внешнему аудиту можно перейти, когда более или менее разобрались с описанием внутренней логистики и достигли определенных стандартов и правил взаимоотношений подразделений. Внешний аудит лучше поручить независимым организациям.